¿Cuánto tiempo hay que conservar la historia clínica? Plazos por país

La pregunta parece administrativa y no lo es: el plazo de conservación determina cuánto tiempo puedes acreditar lo que hiciste. Aquí están los plazos mínimos de cinco países con la norma concreta que los fija, y la parte que casi nadie explica — si esas normas te aplican como nutricionista en consulta privada.

Antes de mirar los plazos hay que resolver una pregunta previa que cambia por completo la respuesta: ¿tu consulta genera una "historia clínica" en el sentido legal del término? Las normas que verás a continuación regulan la documentación clínica de los prestadores de servicios de salud. Que una consulta privada de nutrición entre en esa categoría depende de cómo esté regulada la profesión en tu país y de si el centro está registrado como establecimiento sanitario.

Plazos mínimos por país

Matices que cambian el plazo real

España: el mínimo estatal no es el plazo final

Los cinco años del artículo 17 de la Ley 41/2002 son un suelo estatal contado desde el alta de cada proceso asistencial, no desde la última visita del paciente en general. Varias comunidades autónomas han fijado plazos más largos en su propia normativa, así que el plazo que te aplica es el mayor de los dos. Además, la propia ley obliga a conservar la documentación "el tiempo adecuado a cada caso", lo que en la práctica extiende el plazo cuando hay una reclamación abierta.

México: el reloj se reinicia en cada acto

La NOM-004-SSA3-2012 fija cinco años desde el último acto médico registrado, no desde la apertura del expediente. Un paciente que vuelve cada año mantiene su expediente permanentemente dentro de plazo. En menores de edad el criterio se amplía: se conserva hasta la mayoría de edad y cinco años más.

Argentina: diez años en la ley, con un debate abierto

El artículo 18 de la Ley 26.529 establece diez años desde la última actuación registrada, vinculando ese plazo a la prescripción liberatoria de la responsabilidad contractual. Cuando el Código Civil y Comercial de 2015 redujo esa prescripción a tres años, se abrió una discusión sobre si el plazo de conservación debería reducirse en paralelo. La lectura mayoritaria sigue siendo conservar los diez años que dice el texto de la ley.

Chile: quince años desde el último registro

La Ley 20.584 y el reglamento del Decreto 41 fijan quince años contados desde la última información incorporada a la ficha. Igual que en México, el plazo se renueva con cada anotación nueva, lo que en tratamientos largos o pacientes crónicos hace que la ficha se mantenga activa de forma indefinida.

Colombia: veinte años repartidos en dos archivos

La Resolución 1995 de 1999 establece un mínimo de veinte años desde la última atención, organizados en dos fases: al menos cinco años en el archivo de gestión del prestador y al menos quince en el archivo central. Es el plazo más largo de los cinco países y el que más exige en términos de organización documental, porque obliga a distinguir entre historias activas e inactivas. La Resolución 839 de 2017 duplica estos tiempos para víctimas de violaciones de derechos humanos.

Conservar no es lo mismo que poder usar

Este es el punto donde más gente se equivoca. La obligación de conservar convive con la normativa de protección de datos, que impone el principio de limitación del plazo: los datos se conservan mientras exista una base que lo justifique y después se suprimen. Ambas cosas son compatibles si distingues dos usos:

• Conservación por obligación legal: mantienes la documentación clínica bloqueada, accesible solo para atender requerimientos legales o reclamaciones.
• Uso activo: solo mientras exista relación asistencial o una base legítima para tratar esos datos.

En la práctica esto significa que un paciente que no vuelve no debería seguir apareciendo en tus listados de trabajo ni recibiendo comunicaciones, aunque su historia siga guardada por obligación legal.

Qué hacer con esto en tu consulta

1. Escribe tu política de conservación en una página: qué conservas, cuánto tiempo y desde qué fecha se cuenta.
2. Aplica el plazo más largo que te aplique — nacional, regional o profesional — y anota cuál has elegido.
3. Separa el archivo activo del archivo de conservación, aunque sea con una marca en la ficha.
4. Asegúrate de que la fecha de la última actuación queda registrada: es el dato del que depende todo el cálculo.
5. Antes de eliminar nada, comprueba que no haya reclamaciones abiertas ni menores implicados.
6. Verifica que puedes exportar el histórico completo de tu herramienta actual: si mañana cambias de sistema, la obligación de conservar sigue siendo tuya.

Fuentes

• España — Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente, artículo 17 (BOE).
• México — Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012, del expediente clínico (DOF).
• Argentina — Ley 26.529, derechos del paciente, historia clínica y consentimiento informado, artículo 18.
• Chile — Ley 20.584, artículo 13, y Decreto Supremo 41/2012, reglamento sobre fichas clínicas.
• Colombia — Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, y Resolución 839 de 2017.

Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento legal. Consulta la normativa vigente en tu país y, si tienes dudas, con un profesional.