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Cómo migrar tu consulta desde Excel sin perder datos: plan en 6 fases
Plan operativo para pasar de hojas de cálculo a un software de gestión: qué migrar, qué archivar, cómo mapear los campos, cómo trabajar en paralelo y qué comprobar antes del corte.
La migración fracasa casi siempre por la misma razón: intentar moverlo todo de golpe, en la semana con más consultas del mes. Este plan reparte el trabajo en seis fases y deja fuera, deliberadamente, la mayor parte de los datos antiguos.
Antes de empezar, la decisión que más tiempo ahorra: no vas a migrar todo tu histórico. Los pacientes que no han venido en dos años no necesitan estar dentro de la herramienta nueva; necesitan estar conservados y accesibles, que no es lo mismo. Separar esas dos cosas reduce el trabajo a una fracción.
Fase 1 · Inventario y decisión de alcance
Abre todo lo que contiene datos de pacientes y haz una lista: hojas de cálculo, carpetas de PDF, la libreta, el correo, el móvil. Después clasifica a cada paciente en tres grupos.
| Grupo | Criterio | Qué se hace |
|---|---|---|
| Activos | Han venido en los últimos 6 meses o tienen cita futura | Se migran completos |
| Dormidos | Última visita entre 6 y 24 meses | Se migra solo la ficha básica, sin histórico |
| Archivo | Más de 24 meses sin actividad | No se migran: se exportan y se conservan |
En una consulta media, este reparto suele dejar entre el 20% y el 30% de los pacientes en el grupo de activos. Ese es el volumen real de tu migración.
Fase 2 · Mapeo de campos
Coge tu hoja y la ficha de la herramienta nueva y decide, columna por columna, dónde va cada dato. Es la fase más aburrida y la que evita el 90% de los problemas posteriores. Presta atención a los casos que siempre dan guerra:
- Fechas: unifica el formato antes de exportar. Mezclar dd/mm/aaaa con mm/dd/aaaa corrompe silenciosamente meses enteros.
- Decimales: coma frente a punto según el idioma del sistema. Un peso de 70,5 puede convertirse en 705.
- Campos combinados: nombre y apellidos en una sola celda hay que separarlos antes.
- Texto libre con saltos de línea: rompen los CSV si no van entrecomillados.
- Columnas de notas donde se mezclan varias cosas: decide si van a observaciones o a la historia clínica.
- Datos que solo existen en la cabeza de una fórmula: si es un valor calculado, exporta el resultado, no la fórmula.
Fase 3 · Plantillas y recetario primero
Antes de cargar un solo paciente, reconstruye lo que vas a reutilizar: tus plantillas de plan, tus indicaciones habituales, tus recetas. Es contraintuitivo —parece que lo urgente son los pacientes— pero es lo que determina si la herramienta te ahorra tiempo desde la primera semana o si te lo cuesta durante un mes.
Un buen punto de partida: los cinco planes que más veces has duplicado en el último año y las diez indicaciones que repites en casi todas las visitas.
Fase 4 · Carga y verificación por muestreo
Carga primero cinco pacientes de prueba, no los trescientos. Revisa esos cinco a fondo y solo entonces sigue con el resto. Lo que hay que comprobar en el muestreo:
- Que los acentos y caracteres especiales se ven bien.
- Que las fechas de nacimiento coinciden y la edad calculada es correcta.
- Que los pesos y medidas mantienen los decimales.
- Que ningún campo se ha desplazado una columna.
- Que las notas largas no están truncadas.
- Que no se han creado pacientes duplicados.
Fase 5 · Un mes en paralelo
Durante cuatro semanas: todos los pacientes nuevos entran solo en la herramienta nueva, y los de revisión se atienden donde ya estaban. No dupliques trabajo registrando en los dos sitios; el objetivo del paralelo no es tener todo en ambos, es que un fallo de la herramienta nueva no te deje sin consulta.
Aprovecha ese mes para migrar de forma natural: cada paciente dormido que reaparece se da de alta en la herramienta nueva en el momento de su cita, con los datos frescos que él mismo te confirma.
Fase 6 · Corte y archivo
Fija una fecha y respétala. A partir de ese día, la hoja de cálculo pasa a ser solo lectura. Y antes de cerrarla:
- Exporta el histórico completo en un formato estable y legible sin la herramienta original.
- Guárdalo cifrado, con al menos dos copias en ubicaciones distintas.
- Anota dónde está y quién tiene acceso, y añádelo a tu registro de tratamientos.
- Fija una fecha de revisión anual para comprobar que el archivo sigue siendo legible.
- Retira los accesos compartidos a la hoja antigua: sigue conteniendo datos de salud.
Comprobación antes de dar por cerrada la migración
- Puedes exportar tus datos de la herramienta nueva cuando quieras.
- El número de pacientes activos coincide con el que tenías.
- Las plantillas funcionan y ahorran tiempo de verdad en una consulta real.
- El histórico archivado se abre correctamente desde un equipo distinto.
- Nadie sigue trabajando sobre la hoja antigua "solo para una cosa".
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda una migración así?
Para una consulta individual con 60-80 pacientes activos, entre dos y tres semanas de trabajo repartido, con el mes en paralelo por encima. El volumen que manda es el de activos, no el histórico total.
¿Debo re-teclear el histórico antiguo?
Casi nunca compensa. Conservarlo exportado cumple tu obligación legal y te deja consultarlo si hace falta; re-teclearlo consume semanas para datos que rara vez se vuelven a mirar.
¿Y si la herramienta nueva no me convence a mitad de camino?
Por eso el mes en paralelo y la exportación previa. Si has conservado el histórico y puedes exportar lo cargado, volver atrás cuesta días, no meses.
¿Puedo migrar en temporada alta?
Se puede, pero la fase 3 se resiente y es justo la que da el retorno. Si no tienes margen para dedicarle un par de tardes a plantillas y recetario, es mejor esperar.
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