Recursos
Encuadre de la consulta nutricional: el acuerdo que evita conflictos
Qué acordar por escrito con el paciente antes de empezar: alcance, frecuencia, cancelaciones, canales de contacto, pagos y qué pasa cuando algo se sale de lo previsto.
Casi todos los conflictos en consulta nacen de una expectativa que nunca se habló: cuánto se tarda, qué incluye el precio, si se puede escribir un domingo, qué pasa si falla a una cita. El encuadre es la conversación que previene todo eso, y ponerla por escrito la hace exigible sin tener que discutirla.
El encuadre no es un contrato en sentido estricto —aunque puede formalizarse como tal— y no sustituye al consentimiento informado, que cubre la intervención clínica. Este documento cubre la relación de servicio: cómo se trabaja, qué se espera de cada parte y qué ocurre cuando algo no sale según lo previsto.
Qué debe cubrir
| Apartado | Qué se define | Por qué evita conflictos |
|---|---|---|
| Alcance del servicio | Qué incluye y qué no incluye la tarifa | Evita la expectativa de servicios no contratados |
| Duración y frecuencia | Cuánto dura una sesión y cada cuánto se revisa | Fija el ritmo antes de que se negocie sobre la marcha |
| Cancelaciones | Plazo de aviso y consecuencia de no avisar | Convierte una discusión incómoda en una regla conocida |
| Canales y tiempos de respuesta | Por dónde se escribe y en qué horario se responde | Protege tu tiempo fuera de consulta |
| Pagos | Cuándo se paga, cómo y qué pasa si no se paga | Elimina el cobro como conversación recurrente |
| Vigencia y renovación | Cuándo termina el acuerdo y cómo se renueva | Evita relaciones abiertas sin fin definido |
Alcance: lo que no incluye
Es más útil enumerar lo que queda fuera que lo que entra. Los puntos que más se asumen por defecto sin haberse acordado:
- Consultas por mensajería entre sesiones y con qué límite.
- Rehacer el plan completo por un cambio de preferencias.
- Informes para terceros: empresa, seguro, entrenador.
- Recetas o menús adicionales fuera del plan acordado.
- Acompañamiento en compras o revisión de fotos de comidas.
- Atención durante vacaciones o fuera del periodo contratado.
Ninguno de estos servicios es malo, y varios pueden ser un buen producto de pago. El problema no es prestarlos: es prestarlos sin haberlos contratado y descubrir tres meses después que ocupan la mitad de tu semana.
Política de cancelaciones
Una política que funciona tiene tres elementos y cabe en tres líneas: un plazo de aviso razonable, una consecuencia clara y una excepción explícita.
- Plazo: 24 o 48 horas de antelación, según lo llena que tengas la agenda.
- Consecuencia: la sesión se considera realizada, o se cobra un porcentaje.
- Excepción: causas de fuerza mayor, valoradas por ti, sin necesidad de justificar en detalle.
Canales y disponibilidad
Define un canal principal, un horario de respuesta y un plazo. Por ejemplo: mensajes por el canal acordado, de lunes a viernes, con respuesta en un plazo de 48 horas laborables. Añade qué no es ese canal: no es una vía de urgencias, y ante un problema de salud agudo la indicación es acudir a un servicio médico.
Y una cláusula que se agradece con el tiempo: los mensajes recibidos fuera de horario se responden al siguiente día hábil. Escrita antes de que ocurra, es información; explicada después de no contestar un domingo, suena a excusa.
Pagos
- Momento del pago: antes de la sesión, al finalizar o por adelantado si es un paquete.
- Medios aceptados.
- Qué ocurre si un pago no se completa: si se mantiene la cita o se libera el hueco.
- Caducidad de los paquetes de sesiones, si trabajas con ellos.
- Condiciones de devolución, incluido el caso de un paquete iniciado.
Fin de la relación
Define cómo termina el acuerdo por ambas partes. El paciente puede dejarlo en cualquier momento; tú también deberías poder hacerlo, con preaviso y por motivos justificados —falta reiterada de adherencia, trato inadecuado, o un caso que excede tu ámbito de competencia y requiere derivación—. Incluye qué pasa con las sesiones pagadas y no usadas, y recuerda que tu deber de conservar la historia clínica sigue vigente después de terminar.
Cómo presentarlo sin que parezca un contrato
- Envíalo junto con la confirmación de la primera cita, no en la propia consulta.
- Que quepa en una página: si ocupa cuatro, nadie lo lee.
- Redáctalo en segunda persona y sin jerga jurídica.
- Dedica dos minutos de la primera visita a repasar cancelaciones y canales, que son los dos puntos que de verdad se usan.
- Guárdalo firmado o con constancia de aceptación, junto al consentimiento informado.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta que lo firmen?
No siempre, pero sí que quede constancia de que lo recibieron y lo aceptaron. Una aceptación por el mismo canal donde se gestiona la cita suele ser suficiente para un acuerdo de servicio.
¿Puedo cobrar una sesión no avisada?
Depende de lo que hayas pactado por escrito y de la normativa de consumo aplicable en tu país. Una política comunicada y aceptada de antemano es mucho más defendible que una decisión tomada después del incidente.
¿Y si el paciente no acepta alguna condición?
Es información útil antes de empezar. Puedes ajustar lo que sea razonable y, si el desacuerdo es de fondo, es mejor detectarlo en la primera visita que en la cuarta.
¿Sirve el mismo encuadre para consulta online?
La estructura sí. Conviene añadir qué pasa si falla la conexión, con cuánta antelación se envía el enlace y desde qué entorno se espera que el paciente se conecte.
Próximo paso
Lleva la nutrición clínica al siguiente nivel con Almendra
Diseña planes, gestiona pacientes y automatiza seguimientos en una sola plataforma.