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Los cinco números que deberías mirar cada mes en tu consulta
Qué medir para saber si tu consulta va bien más allá de la facturación: retención, ausencias, origen de los pacientes, valor por paciente y carga real de trabajo.
La mayoría de consultas mide una sola cosa: cuánto se facturó este mes. Es el número más visible y el que peor explica lo que está pasando, porque llega tarde y no distingue entre un mes bueno y un mes en el que se cobraron paquetes vendidos hace tres meses. Estos cinco indicadores dan una imagen bastante completa y se calculan en menos de media hora.
1. Pacientes activos
Cuántas personas has atendido en los últimos noventa días. No cuántas hay en tu base de datos: cuántas están vivas como relación asistencial. Es el número que mejor predice tu facturación de los próximos meses, y casi nadie lo tiene a mano.
2. Retención a la segunda y a la cuarta visita
De los pacientes que tuvieron primera visita hace tres meses, cuántos volvieron una segunda vez, y cuántos llegaron a la cuarta. Son dos porcentajes y cuentan cosas distintas:
- La caída entre la primera y la segunda visita habla de la expectativa: qué creyó el paciente que iba a recibir frente a lo que recibió.
- La caída entre la segunda y la cuarta habla del método: si el plan es sostenible y si el seguimiento aporta algo.
Distinguirlas importa porque las soluciones son opuestas. Si pierdes gente tras la primera visita, el problema está en cómo vendes y en qué prometes; si la pierdes en la cuarta, está en cómo trabajas.
3. Tasa de ausencias
Citas no atendidas sin aviso, sobre el total de citas agendadas. Es el indicador con la relación más directa entre acción y resultado: recordatorios automáticos y cobro anticipado lo mueven de forma medible en pocas semanas.
Míralo separando primera visita de revisión. Suelen comportarse de forma muy distinta, y mezclarlos esconde el problema real.
4. Origen de los pacientes nuevos
De dónde llegó cada persona que tuvo primera visita este mes: referido, redes, búsqueda, web propia, colaboración con otro profesional. Es el dato más fácil de recoger —una pregunta en la primera visita— y el que más decisiones de marketing ahorra.
| Qué observas | Qué suele significar |
|---|---|
| Mayoría de referidos | Buena señal de calidad, pero crecimiento lento y difícil de acelerar |
| Mayoría de un solo canal | Concentración de riesgo: si ese canal cae, cae todo |
| Muchos contactos y pocas primeras visitas | El problema está en la conversión, no en la captación |
| No sabes de dónde vienen | Cualquier inversión en marketing será a ciegas |
5. Valor medio por paciente
Cuánto ingresa de media un paciente a lo largo de toda su relación contigo, no cuánto cuesta una sesión. Se calcula dividiendo lo facturado en un periodo entre los pacientes distintos atendidos en ese periodo, y sirve para una decisión concreta: cuánto puedes permitirte invertir en captar a uno nuevo.
El sexto número, que no es de negocio
Horas trabajadas frente a horas facturadas. Es el indicador que detecta el problema que ninguna métrica de ingresos revela: una consulta puede crecer en facturación y estar deteriorándose, si ese crecimiento se sostiene sobre horas no pagadas de mensajería, informes y ajustes de plan fuera de sesión.
No hace falta cronometrarlo todo. Una semana de registro cada tres meses da una estimación suficiente para saber si la proporción va en la dirección correcta.
Cómo montarlo sin que se convierta en un trabajo
- Elige un día fijo al mes, el mismo siempre, y reserva media hora.
- Empieza con dos indicadores, no con seis: activos y retención a la segunda visita.
- Anótalos en el mismo sitio cada mes, aunque sea una hoja de cálculo de seis columnas.
- No tomes decisiones con un solo mes: espera a tener tres puntos para ver tendencia.
- Añade un indicador nuevo solo cuando el anterior ya te esté sirviendo para decidir algo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos pacientes hacen falta para que esto tenga sentido?
Con menos de veinte pacientes activos los porcentajes se vuelven ruido. En ese caso mira números absolutos y tendencias trimestrales en lugar de tasas mensuales.
¿Qué tasa de retención es buena?
Depende tanto del tipo de consulta y del mercado que compararte con un número ajeno sirve de poco. Lo útil es compararte contigo mismo tres meses atrás.
¿Cómo pregunto el origen sin que resulte comercial?
Integrado en el formulario de primera visita, junto a los datos de contacto, funciona bien y nadie lo percibe como una pregunta de marketing.
¿Merece la pena medir la adherencia como indicador de negocio?
Es un indicador clínico que acaba explicando la retención, así que sí, pero míralo por paciente y no como media de la consulta: la media esconde justo los casos que se te están yendo.
Acerca del autor
Equipo Almendra
Editorial · Almendra
El equipo editorial de Almendra reúne nutricionistas, ingenieros y product managers que escriben sobre cómo gestionar una práctica nutricional moderna.
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