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Proteção de dados para nutricionistas na Colômbia: Ley 1581
O que a Ley 1581 de 2012 exige de um consultório de nutrição na Colômbia: autorização prévia para dados sensíveis, política de tratamento, o RNBD e quem está realmente obrigado a se registrar.
O regime colombiano se apoia em uma ideia simples: para tratar dados sensíveis você precisa de autorização prévia, expressa e informada. Os dados de saúde sempre são sensíveis. Este guia traduz isso no que você precisa ter assinado, escrito e documentado no consultório.
O marco é a Ley 1581 de 2012, desenvolvida pelo Decreto 1074 de 2015 — que compila o antigo Decreto 1377 de 2013. A autoridade é a Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), por meio de sua Delegatura para la Protección de Datos Personales.
Dados sensíveis e autorização prévia
O artigo 5 da Ley 1581 define como sensíveis os dados que afetam a intimidade do titular ou cujo uso indevido pode gerar discriminação, e inclui expressamente os relativos à saúde. Para tratá-los você precisa de autorização prévia, expressa e informada do titular, e há duas obrigações adicionais frequentemente esquecidas:
- Informar ao titular que se trata de dados sensíveis e quais são.
- Informar de forma explícita que ele não é obrigado a autorizar o tratamento.
A política de tratamento da informação
É um documento obrigatório, diferente do aviso de privacidade, e deve estar à disposição do titular. No mínimo, deve conter:
- Identificação, endereço físico ou eletrônico e telefone do responsável.
- O tratamento ao qual os dados serão submetidos e sua finalidade.
- Os direitos que assistem ao titular.
- A área ou pessoa responsável por atender consultas e reclamações.
- O procedimento para que o titular exerça seus direitos.
- A data de entrada em vigor e o período de vigência do banco de dados.
Você precisa se registrar no RNBD?
Provavelmente não, e vale saber disso porque circula muita informação desatualizada. O Registro Nacional de Bases de Datos nasceu com um escopo amplo, mas o Decreto 090 de 2018 reduziu o universo de obrigados.
| Quem você é | Você deve se inscrever no RNBD? |
|---|---|
| Profissional autônomo (pessoa física) | Não — o Decreto 090 de 2018 isenta as pessoas físicas |
| Sociedade com ativos totais inferiores a 100.000 UVT | Não |
| Sociedade com ativos totais superiores a 100.000 UVT | Sim |
| Entidade sem fins lucrativos acima desse mesmo limite | Sim |
| Entidade de natureza pública | Sim |
Consultas e reclamações
A lei fixa prazos concretos para atender o titular, e eles são curtos. Ter um canal declarado e um procedimento escrito não é burocracia: é o que permite responder dentro do prazo sem improvisar.
| Solicitação | Prazo de resposta | Prorrogação |
|---|---|---|
| Consulta | 10 dias úteis | Até mais 5 dias úteis, informando o motivo |
| Reclamação | 15 dias úteis | Até mais 8 dias úteis, informando o motivo |
Como convive com o prontuário
A Resolución 1995 de 1999 obriga você a conservar o prontuário por no mínimo vinte anos a partir do último atendimento, divididos entre arquivo de gestão e arquivo central. A lei de dados, por sua vez, exige suprimir o que já não tem finalidade. Elas se conciliam da mesma forma que no restante da região: a obrigação de conservação é uma finalidade legítima, mas o uso ativo do dado termina quando termina a relação assistencial.
Medidas de segurança
- Usuário nominal e senha própria para cada pessoa com acesso, com segundo fator sempre que possível.
- Criptografia nos equipamentos e dispositivos em que os prontuários são consultados.
- Backups com restauração testada.
- Acordos de confidencialidade com toda a equipe e os colaboradores.
- Registro de acessos quando a ferramenta permitir.
- Arquivo físico trancado para o que ainda estiver em papel.
Operadores do tratamento
Seu software de gestão, o gateway de pagamentos, o e-mail e o armazenamento em nuvem são operadores do tratamento: tratam dados por sua conta. A responsabilidade perante o paciente continua sendo sua, então peça a cada fornecedor o acordo correspondente e confirme onde os dados ficam hospedados antes de contratar.
Perguntas frequentes
A autorização pode ser verbal?
A lei admite diferentes formas, desde que fique prova da autorização. Para dados sensíveis, é sempre melhor a forma escrita ou eletrônica com comprovante, porque o ônus de demonstrá-la é seu.
Preciso de autorização para enviar lembretes de consulta?
Os lembretes ligados à prestação do serviço se enquadram na finalidade já autorizada. O envio de promoções ou conteúdos comerciais é uma finalidade diferente e precisa de autorização própria.
O que acontece se o paciente revogar a autorização?
Você deve cessar o tratamento para as finalidades revogadas, mas o prontuário é conservado pela obrigação legal da Resolución 1995. Explique isso por escrito ao paciente e documente a decisão.
Aplica-se se eu atendo por telemedicina a partir de outro país?
Se você trata dados de titulares na Colômbia, o regime colombiano pode alcançá-lo, assim como o do país onde você está estabelecido. O prudente é alinhar suas práticas ao padrão mais exigente dos dois.
Este guia é informativo e não constitui assessoria jurídica. Consulte a legislação vigente no seu país e, em caso de dúvida, um profissional.
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