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Os cinco números que você deveria olhar todo mês no seu consultório
O que medir para saber se o seu consultório vai bem além do faturamento: retenção, faltas, origem dos pacientes, valor por paciente e carga real de trabalho.
A maioria dos consultórios mede uma única coisa: quanto faturou neste mês. É o número mais visível e o que pior explica o que está acontecendo, porque chega tarde e não distingue entre um mês bom e um mês em que foram cobrados pacotes vendidos três meses antes. Estes cinco indicadores dão uma imagem bastante completa e são calculados em menos de meia hora.
1. Pacientes ativos
Quantas pessoas você atendeu nos últimos noventa dias. Não quantas estão na sua base de dados: quantas estão vivas como relação de atendimento. É o número que melhor prevê o seu faturamento dos próximos meses, e quase ninguém o tem à mão.
2. Retenção na segunda e na quarta consulta
Dos pacientes que tiveram a primeira consulta há três meses, quantos voltaram uma segunda vez e quantos chegaram à quarta. São duas porcentagens e contam coisas diferentes:
- A queda entre a primeira e a segunda consulta fala da expectativa: o que o paciente achou que ia receber versus o que recebeu.
- A queda entre a segunda e a quarta fala do método: se o plano é sustentável e se o acompanhamento agrega algo.
Distingui-las importa porque as soluções são opostas. Se você perde pessoas depois da primeira consulta, o problema está em como você vende e no que promete; se as perde na quarta, está em como você trabalha.
3. Taxa de faltas
Consultas não comparecidas sem aviso, sobre o total de consultas agendadas. É o indicador com a relação mais direta entre ação e resultado: lembretes automáticos e cobrança antecipada o movem de forma mensurável em poucas semanas.
Olhe-o separando primeira consulta de retorno. Elas costumam se comportar de forma muito diferente, e misturá-las esconde o problema real.
4. Origem dos pacientes novos
De onde veio cada pessoa que teve a primeira consulta neste mês: indicação, redes sociais, busca, site próprio, parceria com outro profissional. É o dado mais fácil de coletar —uma pergunta na primeira consulta— e o que mais poupa decisões de marketing.
| O que você observa | O que costuma significar |
|---|---|
| Maioria por indicação | Bom sinal de qualidade, mas crescimento lento e difícil de acelerar |
| Maioria de um único canal | Concentração de risco: se esse canal cai, cai tudo |
| Muitos contatos e poucas primeiras consultas | O problema está na conversão, não na captação |
| Você não sabe de onde vêm | Qualquer investimento em marketing será às cegas |
5. Valor médio por paciente
Quanto um paciente gera em média ao longo de toda a relação com você, não quanto custa uma sessão. É calculado dividindo o faturamento de um período pelo número de pacientes distintos atendidos nesse período, e serve para uma decisão concreta: quanto você pode investir para captar um novo.
O sexto número, que não é de negócio
Horas trabalhadas versus horas faturadas. É o indicador que detecta o problema que nenhuma métrica de receita revela: um consultório pode crescer em faturamento e estar se deteriorando, se esse crescimento se apoia em horas não pagas de mensagens, relatórios e ajustes de plano fora da sessão.
Não é preciso cronometrar tudo. Uma semana de registro a cada três meses dá uma estimativa suficiente para saber se a proporção vai na direção certa.
Como montar isso sem que vire um trabalho
- Escolha um dia fixo no mês, sempre o mesmo, e reserve meia hora.
- Comece com dois indicadores, não com seis: ativos e retenção na segunda consulta.
- Anote-os no mesmo lugar todo mês, nem que seja uma planilha de seis colunas.
- Não tome decisões com um único mês: espere ter três pontos para ver a tendência.
- Acrescente um indicador novo só quando o anterior já estiver servindo para você decidir algo.
Perguntas frequentes
Quantos pacientes são necessários para que isso faça sentido?
Com menos de vinte pacientes ativos, as porcentagens viram ruído. Nesse caso, olhe números absolutos e tendências trimestrais em vez de taxas mensais.
Qual taxa de retenção é boa?
Depende tanto do tipo de consultório e do mercado que se comparar com um número alheio serve de pouco. O útil é se comparar com você mesmo três meses atrás.
Como pergunto a origem sem parecer comercial?
Integrada ao formulário da primeira consulta, junto com os dados de contato, funciona bem e ninguém a percebe como uma pergunta de marketing.
Vale a pena medir a adesão como indicador de negócio?
É um indicador clínico que acaba explicando a retenção, então sim, mas olhe-o por paciente e não como média do consultório: a média esconde justamente os casos que estão indo embora.
Sobre o autor
Equipo Almendra
Editorial · Almendra
A equipe editorial da Almendra reúne nutricionistas, engenheiros e product managers que escrevem sobre como gerir um consultório de nutrição moderno.
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